Gute Mitarbeiter- sowie Unternehmenskommunikation trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Dementsprechend ist die Umsetzung eines vielseitigen Kommunikationskonzepts essenziell, um Ihr Team und somit das gesamte Unternehmen effektiv nicht nur miteinander, sondern auch mit der Außenwelt zu vernetzen. Kurze Kommunikationswege für raschen Austausch und Förderung der Transparenz Ihres Unternehmens sind nur zwei wesentliche Argumente für ein durchdachtes Kommunikationskonzept. Wir haben in diesem Blogbeitrag festgehalten, wie Sie dieses in 6 Schritten umsetzen.
Schritt 1: Ist-Zustand analysieren
Zunächst schauen wir uns mal die derzeitige Situation an. Wie ist Ihr Unternehmen bisher intern und extern aufgetreten? Gibt es schon ein Kommunikationskonzept? Inwieweit wird danach gehandelt? Machen Sie eine Bestandsaufnahme der aktuellen Lage und schauen Sie sich Ihre Kommunikation genauer an. Auf der externen Seite: Passt Ihr Konzept noch zur vorliegenden Marktsituation? Wie verhält sich die Konkurrenz? Gibt es Trends oder Chancen, die Sie für sich nutzen könnten? Intern stellen Sie folgende Fragen: Gibt es einen offiziellen internen Kommunikationskanal? Wo besteht Verbesserungsbedarf der internen Kommunikation? Welche Wünsche äußern Mitarbeitende in Feedback-Gesprächen?
Hilfreich kann hier z. B. eine sogenannte SWOT-Analyse sein: Ausgeschrieben und übersetzt bedeutet SWOT Stärken-, Schwächen-, Chancen-, Risiko-Analyse.
Schritt 2: Ziele & Strategie definieren
Basierend auf der vorangegangenen Analyse befassen wir uns im zweiten Schritt mit Ihren Zielen und Ihrer Strategie: Wo wollen Sie als Unternehmen zukünftig hin? Was möchten Sie nach außen repräsentieren? Welche Visionen verfolgen Sie? Welche Werte möchte Ihr Unternehmen vermitteln? Formulieren Sie konkrete Ziele beispielsweise mithilfe der SMART-Methode. Übersetzt bedeutet SMART, dass Sie bei Festlegung Ihrer Ziele folgende Kriterien beachten sollten:
- spezifisch (specific): Was soll zentral erreicht werden?
- messbar (measurable): Wie soll die Zielerreichung gemessen werden?
- attraktiv (achievable): Ist die Zielsetzung motivierend bzw. erstrebenswert?
- realistisch (reasonable): Ist das gesetzte Ziel generell erreichbar?
- terminiert (time-bound): Zu welchem Termin soll das Ziel realisiert werden?
Schritt 3: Zielgruppe bestimmen
Im dritten Schritt beschäftigen wir uns mit der Bestimmung Ihrer Zielgruppe(n). Welche Personen möchte Ihr Unternehmen ansprechen? Am besten beschreiben Sie Ihre Zielgruppe durch Buyer Personas, also Prototypen Ihrer Zielgruppe. Erstellen Sie ein Profil mit Informationen wie Name, Alter, Wohnort, Lebensstand, Einkommen, Lebenslauf und Hobbies. Auch Skills, persönliche Einstellungen und Erwartungen sind bei der Anfertigung eines Persona-Profils und später für Ihre Unternehmenskommunikation wichtig.
Good to know!
63,7% der Unternehmen möchten interne Kommunikation dazu nutzen, um Identifikation und Mitarbeiterbindung zu fördern.
Trendmonitor Interne Kommunikation 2019, Staffbase
Schritt 4: Grundsätze & Inhalte festlegen
Nun geht es darum, die Grundsätze und Inhalte Ihres Kommunikationskonzepts festzulegen. Welche Botschaft möchten Sie vermitteln? Welche Geschichte möchten Ihr Unternehmen und die Mitarbeitenden erzählen? Wie soll die ermittelte Zielgruppe angesprochen werden? Dabei spielt nicht nur die Tonalität, sondern auch die Bestimmung des Kanals, beispielsweise E-Mail, Social Media oder Werbeanzeigen, eine Rolle. Ebenfalls haben Sie Designfragen zu klären, denn auch Logo, Schrift, Farben, Medium und Bildsprache beeinflussen Ihre Zielgruppe. Beachten Sie hierbei auf jeden Fall Ihre Corporate Identity! Das gilt auch für Bewegtbildinhalte wie Videos. Wie Sie Videos richtig branden, können Sie in unserem Blog nachlasen. Außerdem sollten Sie bei der Durchführung all Ihrer Maßnahmen die Punkte Datenschutz und DSGVO nicht außer Acht lassen.
Schritt 5: Kommunikationskonzept umsetzen
Sind Sie bei diesem Schritt angelangt, wird es Zeit das Budget, Verantwortlichkeiten und Termine festzulegen. Bei Ihrer Planung helfen beispielsweise Redaktionspläne, die all Ihre Maßnahmen, Geldmittel und Deadlines im Zeitverlauf enthalten und damit eine klare Strategie vorgeben. Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, wer welche Aufgaben übernimmt, beispielsweise anhand von Stärken und Fähigkeiten. Dabei sollten Sie auch zwischen interner und externer Kommunikation unterscheiden und trotzdem geschlossen und einheitlich agieren. Nutzen Sie dabei auch die Unterstützung eines Kommunikationstools wie z. B. coovi als Plattform für interne und externe Kommunikation.
Schritt 6: Weiterentwicklung & Erfolgskontrolle
Gegensteuern und aus Vergangenheitswerten lernen sind hier die Stichworte! In welchen Intervallen möchten Sie die Performance Ihrer Maßnahmen überprüfen? Gibt es einen wöchentlichen / monatlichen Austausch für neue Ideen? Wenn nicht, dann sollten Sie auf jeden Fall einen Jour Fixe festlegen und diese auch zum Austausch von neuen Ideen, aktuellen Trends oder Verbesserungsvorschlägen nutzen. Schauen Sie sich die Performance regelmäßig an, um rechtzeitig gegenzusteuern und zu verbessern. Behalten Sie dabei auch immer Markt und Wettbewerber im Auge.
